https://newstapa.org/article/7QFcR
“Het onder het Ministerie van Gezondheid en Welzijn vallende Agentschap voor Kinderrechten (NCRC, voorheen het Korean Adoption Services [KAS]) is sinds 2013 bezig met het project ‘digitalisatie van adoptiedossiers’ waarbij de wijdverspreide adoptiedossiers van verschillende particuliere instellingen worden verzameld en gedigitaliseerd. Het doel is om de door de particuliere organisaties beheerde adoptiedossiers onder één dak samen te brengen en onder beheer van de overheid permanent te bewaren en daarbij het recht op toegang tot informatie van geadopteerden te verbeteren.
Onlangs is echter de verdenking gerezen dat het beheer van dit project, dat al bijna 10 jaar loopt, een zooitje is geweest. Van het scannen van de basisdocumenten tot het uploaden van de data in het online systeem, het gehele proces zou gebrekkig zijn uitgevoerd. Het Ministerie van Gezondheid en Welzijn heeft deze kwestie opgemerkt en is begonnen met een onderzoek naar het ‘digitaliseringsproject van adoptiedossiers’ bij het Agentschap voor Kinderrechten.
Adoptiedossiers, waarin persoonlijke gegevens van kinderen, informatie over de reden van opname in een instelling, en gegevens van de biologische ouders zijn opgenomen, hebben voor buitenlandse geadopteerden een diepere betekenis dan enkel het papiertje alleen. De geadopteerden stellen dat “als er problemen zijn, het Agentschap voor Kinderrechten verantwoordelijk moet worden gehouden” en eisen dat “het agentschap snel naar voren komt en uitlegt wat er is gebeurd.”
Eerder heeft Newstapa het project “Overzeese adoptie en Geld” uitgevoerd, waarin de structurele problemen van internationale adopties in de jaren 1970-1980 werden onderzocht. In dit project werden diepgaande rapportages gemaakt over buitenlandse geadopteerden die door de muren van adoptie-instellingen werden belemmerd in hun zoektocht naar hun eigen informatie. Juist om geadopteerden te helpen bij het vinden van hun roots werd het digitaliseringsproject van adoptiedossiers van overheidsinstantie NCRC gestart. Echter, blijkt dat ook dit project op een gebrekkige manier is uitgevoerd. Newstapa is van plan om de werkelijke situatie van het digitaliseringsproject van adoptiedossiers, dat de afgelopen 10 jaar heeft plaatsgevonden, te onthullen en hierover in een reeks rapportages te berichten.
Overzicht van het project “Overzeese Adoptie en Geld: https://newstapa.org/projects/FtSU1
10 jaar digitalisering van adoptiedossiers… Uiteindelijk komen de vermoedens naar boven
Geadopteerden verblijven meestal niet in één enkele instelling vanaf het moment van scheiding van hun oorspronkelijke familie tot de uiteindelijke adoptie in een nieuw gezin. In de jaren 1970-1980 verbleven buitenlandse geadopteerden vaak eerst in kinderwelzijnsinstellingen, die vroeger weeshuizen werden genoemd, voordat ze naar een instelling werden gestuurd die internationale adopties regelde, zoals Holt, en uiteindelijk werden geadopteerd. Dit betekent dat er mogelijk verschillende instellingen zijn die gegevens hebben over een enkel kind.
Welzijnsinstellingen en adoptieorganisaties creëren elk hun eigen soorten dossiers. Dit is een van de redenen waarom het voor geadopteerden moeilijk is om hun eigen informatie te vinden. Het digitaliseringsproject van adoptiedossiers werd geïnitieerd om deze verspreide dossiers samen te brengen en centraal te beheren. Dit project werd in 2013 opgestart door KAS. Na de integratie van KAS met de NCRC in 2019, werd het project voortgezet onder leiding van de NCRC en liep het tot 2022, een periode van in totaal 10 jaar.
Van 2013 tot 2022 heeft de NCRC de dossiers van 86 gesloten kinderwelzijnsinstellingen gedigitaliseerd. In 2023 en 2024 werd het project niet uitgevoerd. Vanaf volgend jaar zullen de dossiers van adoptieorganisaties zoals Holt en KSS worden overgedragen aan de NCRC.
Echter, nu deze verplichte overdracht van adoptiedossiers van onder andere Holt nadert, zijn er verdenkingen gerezen over ernstige gebreken in het digitaliseringsproject van adoptiedossiers dat de afgelopen 10 jaar door de NCRC is uitgevoerd. Er wordt gewezen op fouten bij het scannen, het niet naleven van richtlijnen en tekortkomingen bij het uploaden naar het systeem. Newstapa heeft via verklaringen van meerdere betrokkenen concrete informatie over deze problemen bevestigd. Het is de eerste keer dat de problemen van het 10-jarige digitaliseringsproject van adoptiedossiers door de media worden belicht.
Waarom werd er blanco papier gescand?… Geen originele documenten en onduidelijke systeemupload
Eerst is er de verdenking van het scannen van blanco pagina’s. Het digitaliseringsproject van adoptiedossiers bestaat uit drie hoofdfasen: het scannen van documenten, het opzetten van de database en het uploaden van gegevens naar het systeem. De eerste stap in dit proces, het scannen, houdt in dat de originele documenten die door verschillende instellingen worden bewaard, één voor één worden gescand om ze om te zetten in digitale beeldbestanden.
Aangezien dossiers worden gescand, is het vanzelfsprekend dat pagina’s met inhoud moeten worden gescand. Er zijn echter meldingen van binnen en buiten de NCRC dat een aanzienlijk aantal blanco pagina’s zijn gescand. Een medewerker van het Ministerie van Welzijn heeft tevens bevestigd dat “gescande blanco pagina’s zijn waargenomen.”
Er wordt gezegd dat in sommige jaren deze blanco pagina’s bijna de helft van de gescande bestanden uitmaakten. Een medewerker van de NCRC vertelde Newstapa: “Er zijn te veel gescande documenten die blanco zijn. Ze bevatten geen enkele informatie.” Een andere medewerker getuigde ook dat “in 2020 en 2021 bijna de helft van de scans uit blanco pagina’s bestond.”
Het aantal gescande en gedigitaliseerde documenten is elk jaar een belangrijke kwantitatieve maatstaf die bepaalt hoeveel budget het project krijgt toegewezen. Als een groot aantal blanco pagina’s toch als gescande pagina’s werd meegeteld en er op basis daarvan budget werd toegekend, zou dit neerkomen op onrechtmatige besteding van het budget.
Een medewerker van de NCRC verklaarde dat “het scannen van blanco pagina’s uiteindelijk een valse weergave van het werk is geweest, waarschijnlijk om een soort quotum te halen.” Een ambtenaar van het Ministerie van Volksgezondheid en Welzijn zei ook: “Als blanco pagina’s zijn meegeteld als voltooide scans, kan dat een probleem zijn en moeten we de relevante regels onder de loep nemen.”
Het digitaliseringsproject van adoptiedossiers werd uitgevoerd als een uitbestedingsproject onder leiding van de NCRC. Het blijkt dat het bedrijf dat de opdracht uitvoerde, zich niet hield aan de richtlijnen voor het scannen van adoptiedossiers.
Een voorbeeld hiervan is de zogenaamde ‘paginanummering’. Paginanummering houdt in dat op de onderste rand van elk documentpagina nummers zoals 001, 002 worden vermeld, zodat het aantal pagina’s in het origineel en het digitale bestand overeenkomt en er geen pagina’s ontbreken. Dit systeem maakt het ook mogelijk om de authenticiteit van de originelen te verifiëren. De richtlijnen van het Nationaal Archief vereisen dat deze paginanummering wordt toegepast. Ook in de opdrachtbeschrijving van de NCRC uit 2014 werd expliciet vermeld dat deze database-richtlijnen moesten worden gevolgd. Maar volgens verklaringen van betrokkenen is deze paginanummering gedurende de gehele periode van 10 jaar nooit uitgevoerd.
Een extra complicerende factor is dat de NCRC tijdens de uitvoering van dit project nauwelijks originele documenten heeft veiliggesteld. Hierdoor is het nu moeilijk om de gescande kopieën met de originelen te vergelijken.
Gezien de mogelijkheid van verlies van originele documenten door natuurrampen of slecht beheer, had de NCRC eigenlijk eerst de originele documenten veilig moeten stellen en vervolgens de scans en digitalisering moeten uitvoeren. Het digitaliseringsproject van de adoptiedossiers is echter niet op deze manier uitgevoerd. Omdat er geen wettelijke verplichting is voor kinderwelzijnsinstellingen om de originele documenten over te dragen aan de NCRC heeft het agentschap de meeste originelen niet in bezit genomen.
Uit informatie verkregen via een openbaringsverzoek van Newstapa blijkt dat van de 86 instellingen waarvan de NCRC de digitaliseringswerkzaamheden heeft uitgevoerd, ze slechts van 5 instellingen de originele documenten in hun bezit hebben. Van de overige 81 instellingen hebben ze enkel digitale kopieën zonder de originelen. Daarnaast is er van binnenuit de NCRC, bezorgdheid geuit dat het vanwege het ontbreken van paginanummering niet mogelijk is om te verifiëren of de gescande kopieën volledig overeenkomen met de originelen. Betrokkenen waarmee Newstapa sprak, zeiden: “Het grootste probleem is het ontbreken van paginanummering. Hierdoor kunnen we niet verifiëren of de documenten zijn vervalst,” en “er zijn geen nauwkeurige gegevens om de authenticiteit van de documenten te bevestigen.”
“Data-upload ook chaotisch… Namen en informatie komen niet overeen”
Nadat de documenten zijn gescand, is de volgende stap het verwerken van gegevens uit de dossiers. Deze gegevens worden ‘metadata’ genoemd. Deze metadata bestaan uit 51 verschillende velden, waaronder de naam van het kind, geboortedatum, en de namen van de biologische ouders. Nadat de metadata zijn vastgesteld, moeten de gescande bestanden en de metadata als laatste stap worden geüpload naar het Adoptie Informatie Beheer Systeem (ACMS).
ACMS is een online systeem waar zowel de NCRC als de adoptie-instellingen toegang toe hebben en dat in principe alle adoptiegerelateerde documenten bevat. Het idee is dat wanneer een geadopteerde een informatieverzoek indient, zowel de NCRC of de adoptie-instellingen via ACMS de benodigde informatie kunnen verstrekken.
Er zijn echter ook vermoedens dat de data-upload naar het ACMS-systeem niet goed is uitgevoerd. In een interne notulen uit 2021 van de NCRC die Newstapa heeft verkregen, wordt gesproken over ‘niet-geüploade data’. Deze notulen getiteld “Vergadering over de upload van gegevens naar het ACMS-systeem in verband met de digitalisering van adoptiedossiers”, bespreken manieren om de gegevens die in het kader van het digitaliseringsproject zijn opgebouwd, naar ACMS te uploaden.
In de notulen staat dat de “gegevens van 2020” en de “gegevens opgebouwd tussen 2018 en 2020” niet zijn geüpload. Dit betekent dat, per 2021, de gegevens van adoptiedossiers die in 2020 waren verzameld en de gegevens van adoptieadviesgesprekken die tussen 2018 en 2020 waren verzameld, nog niet in het systeem waren opgenomen.
Binnen en buiten de NCRC gaan geruchten de ronde dat ook de gegevens van vóór de in de notulen vermelde periode niet correct zijn geüpload naar het ACMS-systeem. Hoewel het agentschap in 2021 gegevens naar het systeem heeft geüpload, blijft het onduidelijk of alle gegevens wel volledig zijn. Doordat data van meerdere jaren in een keer werd geüpload, raakten de gegevens in het ACMS-systeem door elkaar. Dit heeft ertoe geleid dat informatie over kinderen door elkaar werd gehaald of dat dezelfde kinderen meerdere keren werden geüpload, met als gevolg dat dezelfde naam soms wel zeven of acht keer voorkomt.
Een medewerker van de NCRC meldt dat “wanneer je in het ACMS naar een kind zoekt het vaak voorkomt dat de gegevens niet zijn geüpload en dat dezelfde persoon meerdere keren voorkomt. De data zijn door elkaar geraakt.” Ze voegden eraan toe: “Soms bevatten de gegevens in het ACMS niet eens informatie over de juiste persoon.” Een andere medewerker verklaarde: “We kunnen nog steeds niet bevestigen of alles correct is geüpload.”
De NCRC heeft tussen 2013 en 2022 minstens 1,8 miljard won uitgegeven aan het digitaliseringsproject van adoptiedossiers.
Geadopteerden zeggen: “De dossiers zijn ons leven, alles wat we hebben…”
Geadopteerden zijn woedend over de mogelijkheid dat hun dossiers niet goed beheerd zijn. Han Boon-young, co-voorzitter van de Deens-Koreaanse rechtenorganisatie DKRG (Danish Korean Rights Group), zei: “De dossiers zijn onszelf. Ze zijn alles wat we hebben.” Hij voegde eraan toe: “Als de dossiers onjuist, gemanipuleerd of incompleet zijn, betekent dat dat er iets ontbreekt. Wij hebben geen andere aanwijzingen of mensen om te vragen. Dus de adoptiedossiers zijn een deel van de persoonlijke identiteit van de geadopteerde.”
Han vervolgde: “De NCRC begreep hoe belangrijk dit was. Ze hebben ons beloofd dat ze de dossiers zouden bewaren en hebben beweerd dat ze dat hebben gedaan. Maar het lijkt erop dat de NCRC lui, onachtzaam en ongeïnteresseerd was.”
Peter Müller, co-voorzitter van DKRG, zei ook: “de NCRC heeft dit project niet slechts één keer uitgevoerd, maar gedurende 10 jaar. Dan zouden er vervolgacties moeten zijn geweest en zouden ze hebben gemerkt dat er iets mis was.” Hij voegde toe: “Ik weet niet hoe zulke zaken in Korea worden behandeld. De NCRC moet echt verantwoordelijk worden gehouden. Ze moeten snel uitleg geven.”
Te laat zijn de NCRC en het Ministerie van Gezondheid en Welzijn begonnen met het controleren: “druk bezig”
De reden waarom de digitalisering van de adoptiedossiers, die zo belangrijk zijn voor geadopteerden, zo gebrekkig en slordig is uitgevoerd, is nog niet precies vastgesteld. Een medewerker van bedrijf A, dat de opdracht voor het project uitvoerde, zei tegen de pers: “Er was geen wettelijke verplichting voor de instellingen om de originele documenten in te dienen, dus we hebben alleen ter plaatse gescand.” Hij voegde eraan toe: “We hebben de scanwerkzaamheden onder toezicht uitgevoerd, ook de metadata werden gecontroleerd en de upload naar ACMS werd gedaan.”
Over de verdenkingen van blanco pagina’s zei hij: “We waren ons niet bewust van zulke incidenten en als dat was gebeurd, zouden we door de NCRC zijn benaderd, maar we hebben geen contact gehad.” Hij voegde eraan toe: “Als er fouten zijn gemaakt, zullen we die corrigeren.”
Zowel de NCRC als het Ministerie van Gezondheid en Welzijn hebben recentelijk de problemen met de digitalisering van adoptiedossiers erkend en zijn de feiten aan het onderzoeken. De NCRC verklaarde dat ze “de inhoud van het 10-jarige project grondig aan het controleren zijn. Als er tekortkomingen worden ontdekt, zullen we passende maatregelen nemen.”
Het Ministerie van Gezondheid Welzijn heeft onlangs een inspectie ter plaatse bij de NCRC uitgevoerd. Na de inspectie zijn enkele problemen vastgesteld en er wordt momenteel een audit uitgevoerd over het gehele digitaliseringsproject van adoptiedossiers. Een medewerker van het ministerie zei: “Als we specifieke overtredingen van de regels ontdekken, zullen we de nodige maatregelen nemen.”